Forskel mellem arbejdsfordelingsstruktur (WBS) og ressourcefordelingsstruktur (RBS)

Arbejdsfordelingsstruktur er en vigtig leverbar til ethvert projekt. Gennem WBS er projektlederen i en god position til at kategorisere det arbejde, teamet har brug for at udføre i små sektioner, der let kan styres, hvorimod RBS betragtes som en vigtig del af effektiviteten, når det kommer til projektledelse. Gennem RBS er projektlederen i stand til at udarbejde en liste over ressourcer, der er nødvendige for at udføre en given opgave i hierarkisk rækkefølge.

Hvad gør RBS anderledes end WBS

WBS er en visuel repræsentation af hele omfanget af det arbejde, der skal udføres, opdelt i mindre segmenter, som hvert medlem af projektgruppen er i stand til at forstå. Dette skyldes, at der med hvert af færdiggørelsesniveauerne er definitioner og detaljer, der er relevante for denne fase. Tværtimod kan RBS opdeles i geografiske ressourcer eller organisatoriske ressourcer. Nogle af de andre værktøjer, der er nødvendige for korrekt og effektiv RBS, inkluderer ressourceestimering, en ressurskalender og aktivitetslister.

Årsagen bag dette er, at når du administrerer et projekt, bliver du nødt til at arbejde med forskellige projektkomponenter og projektressourcer for at afslutte projektet. Et godt eksempel er medlemmerne af dit projekthold.

Du skal sørge for, at de er produktive og strategisk klar i løbet af det projekt, du udfører.

I tilfælde af at du planlægger at komme med et WBS, der er effektivt, er følgende nogle af de vigtige retningslinjer, der vil hjælpe dig med at se dette igennem:

• Projektet / den endelige levering er altid på øverste niveau
• Du behøver ikke altid at definere alle elementerne på samme niveau
• Arbejdsgrupperne bør ikke tage mere end 10 dage
• Hver arbejdsgruppe skal være uafhængig
• Der bør ikke være duplikering i arbejdsgrupperne gennem strukturen

Følgende er en simpel repræsentation af et segment af et WBS til bygning af et hus:

At bygge et hus

                                              Fundament                     Indvendigt udvendigt

Færdiggørelse                         24% 45% 30%

Budget                               $ 50.000 $ 86.000 $ 72.000

Det viser forskellige dele af projektet, der skal gennemføres, og giver mere information om det nødvendige budget til dem og gennemførelsesniveauet.

En WBS er derfor et kort / en oversigt over et specifikt projekt. Hovedprojektet er den nøgle, der kan leveres i et WBS, og derfra er det opdelt i mindre underkategorier, hver med detaljer om, hvordan de leveres på.

På den anden side, når du taler om RBS, skal du vide, at det fungerer ved hjælp af nogle af de vigtige værktøjer. Projektledere instrueres i at bruge eller udføre et effektivt RBS ved hjælp af disse værktøjer. Disse er som følger:

• Aktivitetsliste

Dette er en liste over alle de aktiviteter, der er nøglen til afslutningen af ​​projektet. Projektlederen har ikke bare brug for en liste, de har brug for at få så meget information, som det tænkes muligt også om disse lister. Denne information vil også omfatte de ressourcer, som de nævnte aktiviteter forbruger.

• Ressourceestimering

For hver aktivitet, der skal udføres på en produktiv, effektiv og vigtigere, omkostningseffektiv måde, skal projektlederen estimere mængden, typen og forskellige ressourcer, der er nødvendige.

Hvis disse estimater er skæve, kan det være umuligt at nå projektets mål, eller som helhed kan projektet mislykkes.

• Ressource kalender

En ressurskalender handler om tilgængeligheden af ​​ressourcer over tid. Projektlederen har brug for en liste over alle de ressourcer, der er nødvendige for at afslutte projektet.

Disse ressourcer skal også anføres på baggrund af deres tilgængelighed på lang sigt. Denne information er vigtig for projektlederen for at undersøge, om de nødvendige ressourcer er tilgængelige i løbet af et bestemt tidspunkt, så projektet ikke går i stå.

I øjeblikket bliver RBS mere og mere vigtigt, idet projektstyringssoftware integrerer det i deres struktur. Hvis du bruger et projektstyringsprogram, kan du logge ind og kontrollere tilgængeligheden af ​​de ressourcer, du har brug for, og mere vigtigt, hvordan de klassificeres.

Dette hjælper generelt organisationen i den forstand, at projektlederne er i stand til at se en masse detaljer fra en simpel database, om alle de ressourcer, der bruges.

Betydningen af ​​et WBS vs fokus for RBS

Der er flere vigtige fordele, som projektlederen og projektteamet kan få fra et WBS, bortset fra at organisere og definere det arbejde, der er nødvendigt for at afslutte projektet. Gennem WBS er det lettere at tildele et budget fra de øverste niveauer af strukturen. Når dette er gjort, kan budgetterne for hver afdeling struktureres baseret på opdelingen i WBS.

Omkostninger og tidsestimater leveres normalt for hvert WBS-afsnit. Ved at gøre dette er det lettere at udarbejde en tidsplan og et passende budget for hele projektet.

Gennem et WBS er det også lettere at holde styr på ydeevnen i de enkelte projektsektorer. Projektlederen er i en god position til at fortælle projektets ydelsesomkostninger, identificere problemområder og mere vigtigt de vigtigste problemer i organisering af projektet. Omvendt i RBS er vægten på en hierarkisk liste over ressourcer nøglen. Du er nødt til at liste alle ressourcerne, uanset om de er betydningsfulde eller endda hvis de for dig synes overflødige. Hvert projektniveau har brug for et vist antal ressourcer. Disse skal anføres i henhold til deres betydning for gennemførelsen af ​​hvert niveau og til sidst afslutte hele projektet.

De listede ressourcer er derefter opdelt i mindre kategorier af den type ressource, de er, for at hjælpe projektlederen med at klassificere. Klassificering vil faktisk fortsætte videre i forskellige undergrupper, indtil hver af ressourttyperne er blevet grupperet i enkelte enheder, der er lettere at identificere og styre.

Fordelene ved WBS versus RBS

En af fordelene ved et WBS er, at det hjælper projektlederen med at bestemme eventuelle risici, et projekt måtte have. I tilfælde af, at der er en afdeling af projektet, der ikke er klart defineret, bliver det et risikoområde, der skal adresseres. Sådanne risici antages at blive sporet korrekt, og der foretages en omhyggelig gennemgang, når projektet fortsætter.

I tilfælde af, at projektet ser ud til at falde efter planen, er det lettere for projektlederen at henvise til WBS og identificere de områder, der kæmper, og tage den passende beslutning om at vende tingene rundt. I modsætning hertil er den øjeblikkelige fordel ved RBS, især opdelingen af ​​ressourcer i undergrupper, at lette styringscentrenes arbejde. Overvågning bliver meget lettere, og der spares en masse tid i processen.

Vejlederne kan spore hver ressourcegruppe, når de fortsætter med projektet. Det er lettere at fremskynde visse niveauer af projektet uden at stole på andre, efter at have fordelt de rigtige ressourcer til deres færdiggørelse. Derfor kan nogle projekter let afsluttes inden den fastsatte frist, især hvis færdiggørelsen af ​​forskellige niveauer af projektet ikke er co-afhængig.

Med en god RBS-plan på plads er ledelsen også i en god position for at få et godt billede af det samlede antal ressourcer, der er til rådighed for hvert af de deltagende hold. Bortset fra at forstå de disponible ressourcer, er de også i stand til at styre, hvordan ressourcerne vil blive udnyttet.

Når man sammenligner ovenstående oplysninger, tilrådes det at tildele farver til de forskellige underleverancer i et WBS. Dette er vigtigt for at få et varmekort over udviklingen i hele projektet. Det vil også gøre det lettere at få opmærksomhed fra ledelsen på projektområder, der er komplette, og dem, der er slacking.

WBS er, når det håndteres korrekt, en god måde at øge produktiviteten af ​​de teams, der arbejder på projektet, og se projektet afsluttet til tiden. Projektlederen er i stand til at identificere de nødvendige færdigheder for at gøre det muligt for dem at gennemføre projektet i god tid, men når det kommer til RBS, skal vi forstå, hvilke typer det er. Den konventionelle type RBS er en organisatorisk RBS. De hierarkiske organisationssystemer, der allerede er etableret, hjælper normalt med at skabe denne RBS. Ressourcerne i en organisatorisk RBS fordeles normalt på baggrund af behovene i hver organisationsafdeling og arbejdsgruppe. Dette er kategorier, der faktisk er defineret og indstillet af organisationen.

Geografisk RBS er i de fleste tilfælde ukonventionel. Den største bekymring for et geografisk RBS er fordelingen og / eller placeringen af ​​de pågældende ressourcer, og hvordan de er fordelt forskellige steder, afhængigt af organisationens behov.

Resumé

Afslutningsvis er både WBS og RBS nøglen til den vellykkede gennemførelse af et projekt og effektiviteten af ​​de relevante projekthold. Følgende er de vigtigste punkter, der definerer en af ​​strukturerne.

Arbejdsfordelingsstruktur	Struktur for ressourcefordeling
o Grupper arbejdet i kategorier	o Grupper ressourcer i kategorier
o Hjælper med tilsyn med projektforløbet	o Hjælper med tilsyn med ressourcebrug
o Projektgrupper skal være uafhængige	o Ressourcegrupper kan afhænge af hinanden
o Vægt på projektets tidslinje	o Vægt på ressourcetildeling