På dette tidspunkt har alle, der har adgang til en computer, sandsynligvis en e-mail. Det er langsomt blevet en væsentlig del af kommunikationen især for folk, der rejser meget. Men de fleste af os ved ikke, hvad der sker bag scenen i det program, vi bruger til at få adgang til vores e-mails. I stedet for at bruge en enkelt protokol til at sende og modtage e-mails, er der 2 protokoller, der bruges; den ene til afsendelse og den anden er til hentning. Fra nu af til afsendelse af e-mails har protokollen kun været SMTP (Simple Mail Transport Protocol), så vi har ingen mulighed for det. Men i den modtagende ende har vi to protokoller at vælge imellem. Den første er POP (Post Office Protocol) og den nyere IMAP (Internet Message Access Protocol).
POP er den ældste af de to, og den er blevet brugt i meget lang tid, og den er ret pålidelig til at hente vores e-mails. IMAP, selvom den er nyere, har også vist sig at være en meget god protokol til modtagelse af e-mails. Selvom de har den samme funktion, er implementeringen af nævnte funktion meget forskellig i de to applikationer. Hver gang POP har adgang til en mailserver, downloader den alle e-mails og sletter serverens indhold, hvilket holder alle meddelelser lokalt. IMAP gør derimod ikke dette; den læser kun alle e-mails på serveren og downloader det, brugeren vil læse. Det sletter heller ikke noget på serveren. Implikationerne synes muligvis ikke åbenbare først, men når du bruger flere computere eller enheder til at kontrollere din e-mail, bliver det klart, at med POP, når du først har downloadet e-mailen på din arbejdscomputer, ville den ikke længere være synlig på din hjemmecomputer siden det var allerede slettet. Med IMAP sker det ikke.
En anden fremragende funktion ved IMAP er dens inaktiv tilstand. Så snart du logger ind på mailserveren, kobles du ikke fra, før du logger ud. Dette giver dig besked i realtid via dit mail-program. Med POP læser den kun e-mailen og afbryder forbindelsen. Du skal tjekke din indbakke igen efter et par timer for at se, hvad der har ændret sig. Andre mail-klienter har oprettet rettelser til dette ved at foretage POP-kontrol i et specificeret interval for nye e-mails.
Selvom POP stadig bruges i vid udstrækning, kan det være en fordel at begynde at skifte til IMAP-protokollen. Funktionerne, det giver, gør det nemt at håndtere e-mail.