Forskellen mellem sekretær og receptionist

Nøgleforskel - Secretary vs Receptionist
 

Sekretær og receptionist er to vigtige poster i enhver organisation, mellem hvilke nogle forskelle kan fremhæves. Disse to stillinger har forskellige roller, funktioner og pligter til at udføre i modsætning til den populære misforståelse om, at dette er et og samme job. Mens en sekretær mere er en personlig assistent eller administrativ assistent, er en receptionist den første person, man møder, når han går ind i en organisation. Lad os se forskellen mellem funktionerne i en sekretær og en receptionist.

Hvem er en sekretær?

Ifølge Oxford English Dictionary, en sekretær er en administrativ embedsmand i en organisation, der er ansat til at skrive breve, føre journaler osv. En sekretærs funktioner varierer afhængigt af størrelsen på en organisation. Mens hun i en lille virksomhed muligvis er nødt til at udføre dobbeltopgaver som en receptionist og en sekretær, i store organisationer, er hun den person, der organiserer sin chefs skema, modtager og svarer på alle mails, bestiller forsyninger, planlægger aftaler med sin chef, skriver vigtige breve og så videre.

En sekretær skal have en gymnasium eller tilsvarende eksamensbevis og skal have hurtige skrivefærdigheder. Mange virksomheder foretrækker at ansætte personer, der har et yderligere certifikat for kvalifikationer på sekretærniveau. Lad os nu gå videre til en forståelse af en receptionists rolle for at få en klar idé om forskellen mellem de to.

Hvem er en receptionist?

En receptionist kræves normalt for at hilse folk i receptionen og dirigere dem til forskellige afdelinger afhængigt af deres behov. Hun er også den person, der skal tage sig af de indgående opkald og besvare spørgsmålene og også lytte til klager. Mennesker, der ønsker at møde en vigtig person i organisationen, skal møde denne person for at få datoen og tidspunktet for mødet.

Når du ringer til ethvert firma, er den stemme, du normalt hører, fra receptionisten. En receptionist skal tage sig af alle besøgende og skal have en behagelig personlighed, en hjælpsom holdning og en sød stemme for at imponere dem. Hun skal have telefonetikette, så hun deltager i alle forretningsforespørgsler med største effektivitet og forvandler afslappede spørgsmål til virkelige kunder.

Det er så klart, at der er store forskelle i roller, ansvar og funktioner for en sekretær og en receptionist.

Hvad er forskellen mellem sekretær og receptionist?

Definition af Secretary and Receptionist:

Sekretær: En administrativ embedsmand i en organisation, der er ansat til at skrive breve, føre journaler osv.

receptionist: En person, der hilser og handler med besøgende på et kontor.

Egenskaber ved sekretær og receptionist:

pligter:

Sekretær: En sekretær organiserer tidsplanen for sin chef, modtager og svarer på alle mails, bestiller forsyninger, planlægger aftaler med sin chef, skriver vigtige breve osv..

receptionist: En receptionist hilser folk i receptionen og leder dem til forskellige afdelinger afhængigt af deres behov. Hun er også nødt til at tage sig af de indgående opkald og besvare spørgsmålene og også lytte til klager.

Krav:

Sekretær: Et certifikat med sekretærfærdigheder er nødvendigt.

receptionist: En specifik færdighed er ikke påkrævet; dog skal den enkelte have en behagelig personlighed, en hjælpsom holdning og en sød stemme. Hun skal også være effektiv i sit arbejde.

Billede høflighed:

1. 32B Secretary Treasurer [Public domain], via Wikimedia Commons

2. “Receptionister” af Evan Bench fra Paris, Frankrig - Modtagelse. [CC BY 2.0] via Wikimedia Commons