Forskellen mellem EOI og RFP

En række beslutninger truffet af en organisation har indkøbskonsekvenser, der dramatisk kan påvirke de samlede omkostninger ved at tage en bestemt beslutning. Indkøb involverer processer som at vælge en leverandør, definere betalingsbetingelser, strategisk vetting, kontraktforhandling og indkøb af tjenester og varer. Det er relateret til indkøb eller erhvervelse af alle tjenester og varer, der er vigtige for en organisation.

I den private sektor betragtes indkøbsprocessen som en funktion på strategisk niveau, der hjælper med at forbedre en virksomheds rentabilitet. Ikke blot strømline det processerne og sænker den samlede pris på råvarer, men det giver også organisationer mulighed for at identificere de bedste forsyningskilder. Alt i alt er det nyttigt med at sikre en jævn løbende bundlinje.

I den offentlige sektor er ledere på højt niveau ansvarlige for at reducere bundlinjen. Kun få ansatte administrerer indkøbsfunktionen, hvilket øger sandsynligheden for korruption i denne sektor. Derfor er der behov for at øge den samlede produktion i en virksomhed. For eksempel kan personale trænes for at forbedre deres effektivitet og forbedre kvaliteten af ​​deres service, hvilket resulterer i, at output kan forbedres.

Med tiden er der introduceret en række vilkår omkring udbudshøring, forslag og stor ledelse, herunder et antal akronymer i forbindelse med indkøb. Ikke mange virksomheder er opmærksomme på disse vilkår, men det at være iværksætter eller ejer af en lille virksomhed, hvis du ønsker at styre køberens parathed til at købe, er det vigtigt at kende deres formål. Eksempler inkluderer RFI (anmodning om information), EOI (udtryk for interesse), RFP (anmodning om forslag), RFT (anmodning om bud) og RFQ (anmodning om tilbud). Hver af disse udtryk tjener et specielt formål i indkøbsfunktionen.

EOI og RFP er de mest anvendte udtryk i anskaffelsesfunktionen, og hver af dem har en bestemt rolle i strømlineringen af ​​hele processen. Mange enkeltpersoner forveksler disse vilkår, mens de udfører processerne. For at få en bedre idé om, hvordan de adskiller sig, er det vigtigt at vide, hvad disse udtryk betyder.

EOI (Expression of Interest)

Ekspression af interesse (EOI), også kendt som registrering af interesse (ROI), har en lignende funktion som anmodningen om information (RFI). Den bruges som en screeningsproces i de indledende trin i indkøb for at skabe en formel og mere specifik anmodning om bud eller RFT (et senere trin i indkøbsfunktionen). Når et firma frigiver en EOI, er det påkrævet at estimere et markeds evne til at levere eller indsamle mere information, inden de flytter til RFT. Et firma, der foretager et køb, vil sandsynligvis ikke udpege en entreprenør via EOI. For at det skal ske, skal en proces skride frem, indtil den når RFT.

EOI er en type åbent udbud, der gør det muligt for enhver virksomhed at komme frem. Det giver anledning til en hård konkurrence og giver fordelen ved at give nye og potentielle leverandører mulighed for at sikre deres arbejde. I byggekontrakter kritiseres det imidlertid stort set for at tiltrække leverandører, der ikke er egnede til kontrakten, hvilket resulterer i spild af tid, penge og kræfter.

Den annonce, der anmoder om en EOI, skal indeholde en beskrivelse af det ordregivende organ, en beskrivelse af kontrakten (f.eks. Budget og skala), type af kontrakt, indkøbsrute, vilkår og betingelser, indsendelsesadresse og frist og andre detaljer (inklusive kontaktoplysninger , beskrivelse af organisationen, teknisk kapacitet og relateret erfaring, tilgængelighed af personale og deres erfaring osv.)

RFP (anmodning om forslag)

På den anden side er RFP, også kendt som Anmodning om tilbud (RFO), et dokument, der let kan ændres. Det bruges mest, når en køber er på udkig efter et løsningsbaseret svar for at opfylde sine krav, og i tilfælde, hvor andre faktorer (ekskl. Pris) er centrale i evalueringen af ​​hvert tilbud. Det bruges også i situationer, hvor der ikke findes klare løsninger eller specifikationer, og indkøbsafdelingen leder efter en række innovationer og muligheder. Disse instrumenter er mere fleksible end RFT (som normalt har veldefinerede løsninger eller specifikationer). RFP bruges hovedsageligt i de professionelle tjenester, hvor en løsning ikke let kan defineres.

En RFP indeholder baggrundsinformation om organisationen og dens branche. Anmodningen består af specifikationer, der forklarer de løsninger, organisationen søger. Derudover inkluderer det også evalueringskriterierne for, hvordan forslag klassificeres, en redegørelse for arbejdet, der beskriver de opgaver, der skal udføres af en budgiver, der vinder kontrakten, og tidsrammen for at afslutte projektet.

En RFP oprettes normalt på grund af et projekts komplekse karakter. Virksomheder kan drage fordel af forskellige tilbudsgivere, når de leder efter en godt integreret løsning fra en række leverandører. For eksempel, hvis en virksomhed planlægger at skifte sin forretning fra et papirbaseret miljø til computerbaseret miljø, kan det eventuelt anmode om et forslag til software og hardware ud over den uddannelse, der kræves til installation og integration af nye systemer i virksomheden.

I den offentlige sektor kan enheder udstede en RFP for at skabe en åben konkurrence for at nedbringe omkostningerne ved en løsning. Det skal dog bemærkes, at den RFP, der er tættest på specifikationerne, ikke nødvendigvis er den med den laveste pris. Når de accepterer et forslag, skal virksomheder foretage en cost-benefit-analyse for at sikre, at omkostningerne ikke vejer fordelene.

Forskelle

Følgende er nogle af forskellene mellem EOI og RFP:

• Forskellige niveauer for indkøb

EOI udføres ofte på det indledende anskaffelsesniveau. Det kan frigives i tilfælde, hvor køberen tapper for industriens input for at række de krav, der til sidst vil komme på markedet i senere faser. Som allerede omtalt er RFP normalt det næste trin; hvor køberen søger løsningsbaserede tilgange til levering af produkt eller tjenester.

• Stadier af EOI og RFP

EOI har normalt flere faser. Det bruges til at liste over potentielle leverandører eller leverandører, før de søger omfattende bud fra tilbudsgivere, der er på listen. Tværtimod kan RFP enten have et enkelt trin, eller det kan have flere trin.

• Hvornår bruges EOI og RFP?

EOI bruges i tilfælde, hvor de krævede oplysninger (fra tilbudsgivere) er specifikke, men der er ingen sikkerhed for, om en leverandør vil være i stand til at levere tjenester og varer i henhold til kravene. I tilfælde af EOI har købere desuden ikke tilstrækkelig information til at udarbejde en detaljeret anmodning. På den anden side bruges en RFP i tilfælde, hvor kravet er korrekt defineret, men en virksomhed leder efter en fleksibel eller innovativ løsning. Med andre ord kigger en køber efter løsningsorienterede indsendelser for at opfylde kravene.

Det er meget vigtigt at være opmærksom på de forskellige niveauer i indkøbsprocesser for at træffe effektive beslutninger gennem den systematiske informationsstrøm. At have en klar forståelse af disse udtryk, og hvorfor de bruges i processen, gør det muligt for en virksomhed at strømline sine processer og få en dybere indsigt i hele anskaffelsesfunktionen.